RICHTLINIE ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

ARTIKEL 1: BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Für Zwecke der Auslegung und Anwendung dieser Richtlinie haben die folgenden Begriffe die nachstehend angegebene Bedeutung:

• Einwilligung/Genehmigung: Die vorherige, ausdrückliche, informierte und unzweideutige Zustimmung, die der Betroffene erteilen muss, damit das Unternehmen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten vornehmen kann, außer in den vom Gesetz ausgenommenen Fällen.
• Datenschutzhinweis: Ein vom Unternehmen erstelltes physisches, elektronisches oder anderweitiges Dokument, das dem Betroffenen vor der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt wird, um ihn über das Bestehen der geltenden Datenverarbeitungsrichtlinien, den Zugang zu diesen und die beabsichtigten Verarbeitungszwecke seiner Daten zu informieren.
• Datenbank: Eine organisierte Sammlung personenbezogener Daten, die Gegenstand einer Verarbeitung sind, unabhängig von der Form oder Art ihrer Erstellung, Speicherung, Organisation oder ihres Zugangs, sei es in physischer oder elektronischer Form.
• Zustimmung: Eine freie, ausdrückliche, spezifische und informierte Willensäußerung, mit der der Betroffene die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten genehmigt.
• Personenbezogene Daten: Jede Information, die mit einer oder mehreren bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen verknüpft ist oder verknüpft werden kann, wie zum Beispiel Name, Ausweisnummer, Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, unter anderem.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Personenbezogene Daten, die sich auf physische oder moralische Eigenschaften von Personen oder auf Tatsachen oder Umstände ihres Privatlebens oder ihrer Tätigkeit beziehen, wie persönliche Gewohnheiten, ethnische Herkunft, politische Ideologie, religiöse oder philosophische Überzeugungen, physischer oder psychischer Gesundheitszustand und Sexualleben, unter anderem.
• Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, öffentlich oder privat, die allein oder gemeinsam mit anderen die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Verantwortlichen vornimmt.
• Öffentlich zugängliche Quelle: Eine Datenbank, die von jeder Person ohne Einschränkung eingesehen werden kann, kraft besonderer Bestimmungen oder aufgrund der Herkunft der Daten selbst.
• Habeas Data: Das Grundrecht jeder Person, die über sie in Datenbanken vorhandenen Informationen zu kennen sowie deren Berichtigung, Aktualisierung, Vertraulichkeit oder Löschung zu verlangen, wenn dies angezeigt ist, anerkannt in Artikel 24 der Verfassung von Costa Rica.
• Verantwortlicher: Eine natürliche oder juristische Person, öffentlich oder privat, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Datenbank und/oder die Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet. Für die Zwecke dieser Richtlinie ist das Unternehmen der Verantwortliche.
• Betroffener: Die natürliche Person, auf die sich die in einer Datenbank vorhandenen Informationen beziehen und der die im Gesetz und in dieser Richtlinie vorgesehenen Rechte und Garantien zustehen.
• Verarbeitung: Jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe, die mit personenbezogenen Daten durchgeführt wird, wie Erhebung, Speicherung, Nutzung, Weitergabe, Übertragung, Übermittlung, Aktualisierung, Berichtigung oder Löschung.
• Datenübertragung: Die Übersendung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter an einen empfangenden Dritten innerhalb oder außerhalb Costa Ricas, der seinerseits zum Verantwortlichen wird.
• Datenübermittlung: Die Mitteilung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen an einen Auftragsverarbeiter, innerhalb oder außerhalb des Hoheitsgebiets der Republik Costa Rica, damit dieser die Verarbeitung im Auftrag des Ersteren vornimmt.

ARTIKEL 2: ZWECK

Diese Richtlinie hat den Zweck, die Leitlinien, Grundsätze, Zwecke und Verfahren festzulegen, nach denen das Unternehmen personenbezogene Daten der Betroffenen, die mit seinen Immobiliendienstleistungen und digitalen Kanälen interagieren, erhebt, speichert, nutzt, weitergibt, übermittelt, überträgt und im Allgemeinen verarbeitet, wobei die Achtung und wirksame Ausübung der Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Widerspruch sowie des Grundrechts auf Habeas Data und informationelle Selbstbestimmung gewährleistet werden.

ARTIKEL 3: BINDUNG AN GESETZLICHE BESTIMMUNGEN

Die vom Unternehmen durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 8968, seiner Verordnung, den von der costa-ricanischen Datenschutzbehörde (PRODHAB) erlassenen Leitlinien und Richtlinien sowie jeder anderen anwendbaren nationalen oder internationalen Vorschrift. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Richtlinie und den geltenden Vorschriften haben Letztere Vorrang, und das Unternehmen verpflichtet sich, seine Praktiken entsprechend anzupassen.

ARTIKEL 4: ZWECKE DER ERHOBENEN DATEN

Die vom Unternehmen erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die folgenden Zwecke verarbeitet:

1. Bearbeitung, Betreuung und Nachverfolgung von Anfragen, Informationsersuchen und Anliegen der Betroffenen zu Immobilien zum Kauf oder zur Miete.
2. Koordination, Vereinbarung und Bestätigung von Terminen und Besichtigungen der vom Unternehmen angebotenen Immobilien.
3. Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten, kommerziellen Vorschlägen und Kauf-, Miet-, Vermittlungs- oder Immobilienvermittlungsverträgen.
4. Überprüfung der Identität der Betroffenen und, soweit erforderlich, Beurteilung ihrer Bonität für Zwecke von Immobiliengeschäften.
5. Versand von kommerziellen Mitteilungen, Newslettern, Werbeaktionen und Inhalten im Zusammenhang mit den Dienstleistungen des Unternehmens, sofern hierfür eine Genehmigung vorliegt.
6. Bereitstellung von Kundenservice, Support nach dem Verkauf und Bearbeitung von Anfragen, Vorschlägen oder Beschwerden.
7. Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer, steuerlicher, registerrechtlicher und vertraglicher Verpflichtungen des Unternehmens.
8. Durchführung statistischer Analysen und kontinuierlicher Verbesserung der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen.
9. Verhinderung von Betrug, Gewährleistung der Sicherheit von Transaktionen und Schutz der berechtigten Interessen des Unternehmens und der Betroffenen.

ARTIKEL 5: GRUNDSÄTZE

Die vom Unternehmen durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach folgenden Grundsätzen:

Grundsatz der Wahrhaftigkeit

Die zu verarbeitenden Informationen müssen wahrheitsgemäß, vollständig, genau, aktuell, überprüfbar und verständlich sein; die Verarbeitung von teilweisen, unvollständigen, fragmentierten oder irreführenden Daten ist untersagt.

Grundsatz der Datenqualität

Personenbezogene Daten müssen für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, relevant, angemessen und nicht übermäßig sein; das Unternehmen muss ihre Genauigkeit und Aktualität sicherstellen.

Grundsatz der freien Verfügbarkeit der Information und der Freiwilligkeit

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert die vorherige, ausdrückliche und informierte Zustimmung des Betroffenen, außer in den ausdrücklich vom Gesetz vorgesehenen Ausnahmefällen.

Grundsatz der Vertraulichkeit

Alle Personen, die an der Verarbeitung nicht öffentlicher personenbezogener Daten beteiligt sind, sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten, auch nach Beendigung ihrer Beziehung zum Unternehmen.

Grundsatz des eingeschränkten Zugangs und der eingeschränkten Weitergabe

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt den sich aus ihrer Art, den Bestimmungen des Gesetzes und dieser Richtlinie ergebenden Grenzen, wobei der Zugang für unbefugte Personen eingeschränkt ist.

Grundsatz der informationellen Selbstbestimmung

Jeder Betroffene hat das Recht, seine persönlichen Informationen gegenüber dem Verantwortlichen oder dem Auftragsverarbeiter zu kennen, zu aktualisieren, zu berichtigen und zu löschen, in Ausübung seines Grundrechts auf Habeas Data.

Grundsatz der zeitlichen Begrenzung der Information

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange verarbeitet und aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, angemessen erforderlich ist, oder solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Grundsatz der Datensicherheit

Das Unternehmen wird die erforderlichen technischen, personellen und administrativen Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Aufzeichnungen zu gewährleisten und deren Verfälschung, Verlust, unbefugte Einsicht, Nutzung oder Zugriff sowie missbräuchliche Nutzung zu verhindern.

ARTIKEL 6: RECHTE DES BETROFFENEN

Jeder Betroffene hat das Recht:

1. Seine personenbezogenen Daten gegenüber dem Unternehmen in dessen Eigenschaft als Verantwortlicher zu kennen, zu aktualisieren und zu berichtigen.
2. Einen Nachweis der dem Unternehmen erteilten Genehmigung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, außer wenn dies ausdrücklich als Voraussetzung für diese Verarbeitung ausgenommen ist.
3. Vom Unternehmen auf Anfrage über die Nutzung seiner personenbezogenen Daten informiert zu werden.
4. Anfragen und Beschwerden wegen Nichteinhaltung des Gesetzes und dieser Richtlinie beim Unternehmen einzureichen.
5. Die Berichtigung, Aktualisierung oder Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unvollständig, ungenau, fragmentiert oder irreführend sind oder wenn ihre Verarbeitung ausdrücklich untersagt oder nicht genehmigt wurde.
6. Die für die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erteilte Genehmigung jederzeit zu widerrufen, sofern dies nicht gegen gesetzliche oder vertragliche Bestimmungen verstößt, die die Aufbewahrung dieser Daten vorschreiben.
7. Kostenlosen Zugang zu seinen personenbezogenen Daten zu erhalten, die verarbeitet wurden.
8. Klar und vorab über den Zweck der Erhebung seiner personenbezogenen Daten sowie über die ihm aufgrund der erteilten Genehmigung zustehenden Rechte informiert zu werden.
9. Jederzeit die Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zu ihrer Aufbewahrung besteht.
10. Sich an die costa-ricanische Datenschutzbehörde (PRODHAB) zu wenden, um Beschwerden wegen Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften einzureichen.

Die vorstehend beschriebenen Rechte können vom Betroffenen, seinen Rechtsnachfolgern oder seinem gesetzlichen Vertreter durch einen schriftlichen Antrag an das Unternehmen über die auf dieser Website angegebenen Kontaktkanäle ausgeübt werden, gemäß den in Artikel 8 dieser Richtlinie genannten Bedingungen und Wirkungen.

ARTIKEL 7: AUFTRAGSVERARBEITER UND VERANTWORTLICHER

Smart Home Real Estate ist in seiner Eigenschaft als Verantwortlicher die Instanz, die über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung der über seine digitalen und persönlichen Kanäle erhobenen personenbezogenen Daten entscheidet und gegenüber den Betroffenen sowie den zuständigen Behörden für die Einhaltung des Gesetzes und dieser Richtlinie verantwortlich ist.

Zur Durchführung seiner Tätigkeiten kann das Unternehmen sich Dritter bedienen, die Web-Hosting-, Content-Management-, Nachrichten- und E-Mail-Dienste, Werkzeuge für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sowie Plattformen zur Veröffentlichung des Immobilienbestands bereitstellen; diese fungieren als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Anweisung des Unternehmens. Diese Auftragsverarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu wahren und diese ausschließlich für die vom Unternehmen genehmigten Zwecke zu verwenden, ohne sie anderweitig zu nutzen oder an unbefugte Dritte weiterzugeben.

ARTIKEL 8: SCHUTZMECHANISMEN FÜR DEN BETROFFENEN

8.1 Anfragen

Der Betroffene, seine Rechtsnachfolger oder gesetzlichen Vertreter können die in den Datenbanken des Unternehmens vorhandenen personenbezogenen Informationen anfragen und müssen dabei folgendes Verfahren beachten:

• Die Anfrage muss schriftlich an das Unternehmen über die auf dieser Website eingerichteten Kontaktkanäle gerichtet werden, wobei der vollständige Name des Betroffenen, ein Kontaktmittel für den Empfang der Antwort und eine klare Beschreibung der gewünschten Informationen anzugeben sind.
• Das Unternehmen wird die Anfrage innerhalb einer Höchstfrist von zehn (10) Werktagen ab dem Datum des Eingangs beantworten, gemäß den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 8968.
• Kann die Anfrage nicht innerhalb der genannten Frist bearbeitet werden, wird der Betroffene über die Gründe der Verzögerung und das Datum informiert, an dem seine Anfrage bearbeitet wird, welches die fünf (5) Werktage nach Ablauf der ersten Frist keinesfalls überschreiten darf.
• Die Ausübung des Auskunftsrechts ist kostenlos und kann einmal pro Kalendermonat erfolgen, außer wenn ein berechtigtes Interesse eine häufigere Ausübung rechtfertigt, wie vom Gesetz bestimmt.

8.2 Beschwerden

Ein Betroffener, der der Ansicht ist, dass seine Informationen korrigiert, aktualisiert oder gelöscht werden sollten, oder der auf eine mutmaßliche Nichteinhaltung einer der im Gesetz oder in dieser Richtlinie enthaltenen Verpflichtungen aufmerksam wird, kann beim Unternehmen eine Beschwerde einreichen, die mindestens folgende Angaben enthalten muss:

• Vollständiger Name und Identifikationsdaten des Betroffenen.
• Klare und vollständige Beschreibung der der Beschwerde zugrunde liegenden Tatsachen.
• Physische oder elektronische Adresse für Zwecke der Benachrichtigung.
• Dokumente oder Beweismittel, auf die sich der Betroffene stützen möchte, sofern vorhanden.

8.2.1 Eingang der Beschwerde

Nach Eingang der Beschwerde nimmt das Unternehmen innerhalb der folgenden zwei (2) Werktage in die entsprechende Datenbank einen Hinweis „Beschwerde in Bearbeitung“ sowie deren Art auf, der bis zur Entscheidung über die Beschwerde bestehen bleibt.

8.2.2 Anforderung zusätzlicher Informationen

Ist die Beschwerde unvollständig, fordert das Unternehmen den Betroffenen innerhalb der folgenden fünf (5) Werktage nach Eingang auf, die festgestellten Mängel zu beheben. Vergehen zwei (2) Monate seit dem Datum der Aufforderung, ohne dass der Betroffene die angeforderten Informationen vorlegt, gilt die Beschwerde als zurückgezogen.

8.2.3 Bearbeitungsfrist

Das Unternehmen wird die Beschwerde bearbeiten und dem Betroffenen seine Antwort innerhalb einer Höchstfrist von fünfzehn (15) Werktagen ab dem Tag nach Eingang mitteilen. Kann die Beschwerde nicht innerhalb dieser Frist bearbeitet werden, wird der Betroffene über die Gründe der Verzögerung und das Datum informiert, an dem die Beschwerde bearbeitet wird, welches die acht (8) Werktage nach Ablauf der ersten Frist keinesfalls überschreiten darf.

8.2.4 Verwaltungsrechtlicher Weg

Ist der Betroffene mit der vom Unternehmen erteilten Antwort nicht einverstanden oder erhält er innerhalb der genannten Frist keine Antwort, kann er sich an die costa-ricanische Datenschutzbehörde (PRODHAB) wenden, um die entsprechende Beschwerde einzureichen, unbeschadet der übrigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Maßnahmen, die ihm nach costa-ricanischem Recht zur Verfügung stehen.