POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

ARTICLE PREMIER : DÉFINITIONS

Aux fins de l'interprétation et de l'application de la présente Politique, les termes suivants ont la signification indiquée ci-après :

• Autorisation : Le consentement préalable, exprès, informé et non équivoque que le Titulaire doit fournir pour que l'Entreprise puisse procéder au Traitement de ses données personnelles, sauf dans les cas exceptés par la Loi.
• Avis de confidentialité : Document physique, électronique ou sous tout autre format, établi par l'Entreprise et mis à la disposition du Titulaire avant le Traitement de ses données personnelles, afin de l'informer de l'existence des politiques de traitement de l'information applicables, de la manière d'y accéder et des finalités du Traitement envisagé pour ses données.
• Base de données : Ensemble organisé de données personnelles faisant l'objet d'un Traitement, quelle que soit la forme ou la modalité de sa création, de son stockage, de son organisation ou de son accès, qu'il soit conservé sur support physique ou électronique.
• Consentement : Manifestation de volonté libre, expresse, spécifique et informée, par laquelle le Titulaire autorise le Traitement de ses données personnelles.
• Donnée personnelle : Toute information liée ou pouvant être associée à une ou plusieurs personnes physiques identifiées ou identifiables, telles que le nom, le numéro d'identification, l'adresse, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone, entre autres.
• Donnée sensible : Donnée personnelle relative aux caractéristiques physiques ou morales des personnes, ou à des faits ou circonstances de leur vie privée ou de leur activité, telles que les habitudes personnelles, l'origine raciale, l'idéologie politique, les convictions religieuses ou philosophiques, l'état de santé physique ou psychique et la vie sexuelle, entre autres.
• Sous-traitant : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui, seule ou conjointement avec d'autres, effectue le Traitement de données personnelles pour le compte du Responsable du traitement.
• Source d'accès public : Base de données pouvant être consultée par toute personne, sans restriction, en vertu de dispositions spéciales ou de l'origine même de la donnée.
• Habeas Data : Droit fondamental de toute personne de connaître les informations la concernant contenues dans des Bases de données, ainsi que d'en exiger la rectification, la mise à jour, la confidentialité ou la suppression lorsque cela est justifié, reconnu à l'article 24 de la Constitution politique du Costa Rica.
• Responsable du traitement : Personne physique ou morale, publique ou privée, qui, seule ou en association avec d'autres, décide de la Base de données et/ou du Traitement des données personnelles. Aux fins de la présente Politique, l'Entreprise a la qualité de Responsable du traitement.
• Titulaire : Personne physique à laquelle se réfèrent les informations contenues dans une Base de données et à laquelle s'appliquent les droits et garanties prévus par la Loi et par la présente Politique.
• Traitement : Toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données personnelles, telles que la collecte, le stockage, l'utilisation, la circulation, le transfert, la transmission, la mise à jour, la rectification ou la suppression.
• Transfert de données : Envoi de données personnelles effectué par le Responsable du traitement ou le Sous-traitant à un tiers destinataire, situé à l'intérieur ou à l'extérieur du Costa Rica, qui devient à son tour Responsable du traitement.
• Transmission de données : Communication de données personnelles effectuée par le Responsable du traitement à un Sous-traitant, à l'intérieur ou à l'extérieur du territoire de la République du Costa Rica, afin que ce dernier effectue le Traitement pour le compte du premier.

ARTICLE 2 : OBJET

La présente Politique a pour objet d'établir les lignes directrices, principes, finalités et procédures selon lesquels l'Entreprise collecte, conserve, utilise, fait circuler, transmet, transfère et, en général, traite les données personnelles des Titulaires qui interagissent avec ses services immobiliers et ses canaux numériques, en garantissant le respect et l'exercice effectif des droits d'accès, de rectification, d'annulation et d'opposition, ainsi que du droit fondamental à l'Habeas Data et à l'autodétermination informationnelle.

ARTICLE 3 : SOUMISSION AUX DISPOSITIONS LÉGALES

Le Traitement des données personnelles effectué par l'Entreprise est soumis aux dispositions de la Loi n° 8968, de son Règlement d'application, aux lignes directrices et instructions émises par l'Agence de protection des données des habitants (PRODHAB), ainsi qu'à toute autre réglementation nationale ou internationale applicable. En cas de conflit ou de contradiction entre la présente Politique et la réglementation en vigueur, cette dernière prévaudra, l'Entreprise s'engageant à ajuster ses pratiques en conséquence.

ARTICLE 4 : FINALITÉS DES DONNÉES COLLECTÉES

Les données personnelles collectées par l'Entreprise seront traitées exclusivement aux fins suivantes :

1. Gérer, traiter et suivre les demandes, requêtes d'information et sollicitations des Titulaires concernant des biens à vendre ou à louer.
2. Coordonner, planifier et confirmer les rendez-vous et visites des biens proposés par l'Entreprise.
3. Élaborer, traiter et suivre les offres, propositions commerciales et contrats de vente, de location, de courtage ou d'intermédiation immobilière.
4. Vérifier l'identité des Titulaires et, le cas échéant, évaluer leur capacité ou solvabilité aux fins de négociations immobilières.
5. Envoyer des communications commerciales, bulletins d'information, promotions et contenus relatifs aux services de l'Entreprise, à condition qu'une Autorisation existe à cet effet.
6. Assurer le service client, l'assistance après-vente et gérer les demandes, suggestions ou réclamations.
7. Se conformer aux obligations légales, comptables, fiscales, d'enregistrement et contractuelles incombant à l'Entreprise.
8. Réaliser des analyses statistiques et l'amélioration continue des services offerts par l'Entreprise.
9. Prévenir la fraude, garantir la sécurité des transactions et protéger les intérêts légitimes de l'Entreprise et des Titulaires.

ARTICLE 5 : PRINCIPES

Le Traitement des données personnelles effectué par l'Entreprise est régi par les principes suivants :

Principe de véracité

Les informations faisant l'objet d'un Traitement doivent être véridiques, complètes, exactes, à jour, vérifiables et compréhensibles ; le Traitement de données partielles, incomplètes, fragmentées ou trompeuses est interdit.

Principe de qualité de l'information

Les données personnelles doivent être pertinentes, adéquates et non excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; l'Entreprise doit veiller à leur exactitude et à leur mise à jour.

Principe de libre disposition de l'information et de volontariat

Le Traitement des données personnelles requiert le Consentement préalable, exprès et informé du Titulaire, sauf les exceptions expressément prévues par la Loi.

Principe de confidentialité

Toutes les personnes intervenant dans le Traitement de données personnelles qui ne sont pas de nature publique sont tenues de garantir la confidentialité des informations, même après la fin de leur relation avec l'Entreprise.

Principe d'accès et de circulation restreints

Le Traitement des données personnelles est soumis aux limites découlant de leur nature, des dispositions de la Loi et de la présente Politique, leur accès étant restreint aux personnes non autorisées.

Principe d'autodétermination informationnelle

Tout Titulaire a le droit de connaître, mettre à jour, rectifier et supprimer ses informations personnelles auprès du Responsable du traitement ou du Sous-traitant, dans l'exercice de son droit fondamental à l'Habeas Data.

Principe de temporalité de l'information

Les données personnelles ne pourront être traitées et conservées que pendant le temps raisonnablement nécessaire pour remplir les finalités ayant motivé leur collecte, ou aussi longtemps que subsiste une obligation légale de les conserver.

Principe de sécurité des données

L'Entreprise adoptera les mesures techniques, humaines et administratives nécessaires pour assurer la sécurité des enregistrements, en évitant leur altération, leur perte, leur consultation, leur utilisation ou leur accès non autorisé ou frauduleux.

ARTICLE 6 : DROITS DU TITULAIRE

Tout Titulaire de données personnelles a le droit de :

1. Connaître, mettre à jour et rectifier ses données personnelles auprès de l'Entreprise, en sa qualité de Responsable du traitement.
2. Demander la preuve de l'Autorisation accordée à l'Entreprise pour le Traitement de ses données personnelles, sauf lorsque celle-ci est expressément exceptée comme condition de ce Traitement.
3. Être informé par l'Entreprise, sur demande, de l'usage fait de ses données personnelles.
4. Présenter des demandes et des réclamations à l'Entreprise en cas de non-respect de la Loi et de la présente Politique.
5. Demander la rectification, la mise à jour ou la suppression de ses données personnelles lorsqu'elles sont partielles, inexactes, incomplètes, fragmentées, trompeuses, ou lorsque leur Traitement est expressément interdit ou n'a pas été autorisé.
6. Révoquer à tout moment l'Autorisation accordée pour le Traitement de ses données personnelles, dans la mesure où cela ne contrevient pas à des dispositions légales ou contractuelles imposant la conservation de ces données.
7. Accéder gratuitement à ses données personnelles ayant fait l'objet d'un Traitement.
8. Être informé de manière claire et préalable de la finalité de la collecte de ses données personnelles et des droits qui lui sont conférés en vertu de l'Autorisation accordée.
9. Demander, à tout moment, la suppression de ses données personnelles lorsqu'il n'existe aucune obligation légale ou contractuelle imposant leur conservation.
10. Saisir l'Agence de protection des données des habitants (PRODHAB) pour déposer les plaintes correspondantes en cas d'infractions à la réglementation relative à la protection des données.

Les droits décrits ci-dessus peuvent être exercés par le Titulaire, ses ayants droit ou son représentant légal, au moyen d'une demande écrite adressée à l'Entreprise par les canaux de contact indiqués sur ce site web, selon les modalités et avec les effets prévus à l'Article 8 de la présente Politique.

ARTICLE 7 : SOUS-TRAITANT ET RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Smart Home Real Estate, en sa qualité de Responsable du traitement, est l'entité qui décide de la finalité et des moyens du Traitement des données personnelles collectées par l'intermédiaire de ses canaux numériques et physiques, et répond devant les Titulaires et les autorités compétentes du respect de la Loi et de la présente Politique.

Pour le développement de ses activités, l'Entreprise peut recourir à des tiers prestataires de services d'hébergement web, de gestion de contenu, de messagerie, de courrier électronique, d'outils de gestion de la relation client (CRM) et de plateformes de publication d'inventaire immobilier, qui agiront en qualité de Sous-traitants pour le compte et sur instruction de l'Entreprise. Ces Sous-traitants sont tenus de préserver la confidentialité des données personnelles et de les utiliser exclusivement aux fins autorisées par l'Entreprise, sans pouvoir leur donner un usage différent ni les transférer à des tiers non autorisés.

ARTICLE 8 : MÉCANISMES DE PROTECTION DU TITULAIRE

8.1 Demandes de consultation

Le Titulaire, ses ayants droit ou représentants légaux peuvent consulter les informations personnelles conservées dans les Bases de données de l'Entreprise, selon la procédure suivante :

• La demande de consultation doit être formulée par écrit, adressée à l'Entreprise par les canaux de contact prévus sur ce site web, en indiquant le nom complet du Titulaire, un moyen de contact pour recevoir la réponse et une description claire des informations qu'il souhaite consulter.
• L'Entreprise répondra à la demande dans un délai maximal de dix (10) jours ouvrables à compter de sa réception, conformément aux dispositions de la Loi n° 8968.
• Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la demande dans le délai indiqué, la personne concernée sera informée des motifs du retard et de la date à laquelle sa demande sera traitée, laquelle ne pourra en aucun cas excéder les cinq (5) jours ouvrables suivant l'expiration du premier délai.
• L'exercice du droit de consultation est gratuit et peut être exercé une fois par mois calendaire, sauf intérêt légitime justifiant un exercice plus fréquent, tel que déterminé par la Loi.

8.2 Réclamations

Le Titulaire qui estime que ses informations doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, ou qui constate le manquement présumé à l'une quelconque des obligations énoncées dans la Loi ou dans la présente Politique, peut déposer une réclamation auprès de l'Entreprise, laquelle doit contenir, au minimum :

• Le nom complet et les données d'identification du Titulaire.
• Une description claire et complète des faits à l'origine de la réclamation.
• Une adresse physique ou électronique aux fins de notification.
• Les documents ou preuves que le Titulaire entend invoquer, s'il en dispose.

8.2.1 Réception de la réclamation

Une fois la réclamation reçue, l'Entreprise inscrira, dans un délai de deux (2) jours ouvrables suivants, dans la Base de données correspondante, une mention indiquant « réclamation en cours de traitement » ainsi que sa nature, laquelle sera maintenue jusqu'à ce qu'une décision soit rendue.

8.2.2 Demande de renseignements complémentaires

Si la réclamation est incomplète, l'Entreprise demandera au Titulaire, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant sa réception, de corriger les insuffisances constatées. Si un délai de deux (2) mois s'écoule depuis la date de la demande sans que le Titulaire ne fournisse les informations demandées, la réclamation sera considérée comme abandonnée.

8.2.3 Délai de traitement

L'Entreprise traitera la réclamation et communiquera sa réponse au Titulaire dans un délai maximal de quinze (15) jours ouvrables à compter du jour suivant la date de réception. Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, le Titulaire sera informé des motifs du retard et de la date à laquelle sa réclamation sera traitée, laquelle ne pourra en aucun cas excéder les huit (8) jours ouvrables suivant l'expiration du premier délai.

8.2.4 Voie administrative

Si le Titulaire n'est pas satisfait de la réponse fournie par l'Entreprise, ou si, à l'expiration du délai indiqué, il n'a reçu aucune réponse, il peut saisir l'Agence de protection des données des habitants (PRODHAB) pour déposer la plainte ou la réclamation correspondante, sans préjudice des autres actions administratives ou judiciaires dont il dispose conformément à la législation costaricienne.